Protokoll for årsmøte i
URSVIK VEL
Fredag 17. juni 2016 Menighetshuset ved Skoklefall Kirke
Opptellingen viste at 33 stemmeberettigete medlemmer var tilstede. I tillegg 1 fullmakt.
Totalt var representert 34 stemmer.
Saksliste:
1. Godkjennelse av innkalling og saksliste
2. Valg av ordstyrer og referent
3. Valg av to personer til å undertegne protokollen
4. Godkjennelse av protokoll fra årsmøtet 2015
5. Styrets beretning for 2015/2016
6. Godkjenning av regnskap for 2015 med revisors beretning
7. Godkjennelse av revidert budsjett for 2016 og budsjett for 2017
8. Innkomne forslag
9. Planer for 2016/2017
10. Valg
1. Godkjennelse av innkalling og saksliste
Årsmøtet godkjente innkalling og saksliste
2. Valg av ordstyrer og referent
Ordstyrer: Line Khateeb
Referent: Mille Astrup Rønning
3. Valg av to personer til å undertegne protokollen
Pål Djuve
Øystein Skjælaaen
4. Godkjennelse av protokoll fra årsmøtet 2015
- Styret beklaget for sen utsending av protokoll 2015.
- Et velmedlem påpeker at nye vedtekter ikke er sendt ut.
Styret beklager og lover at vedtektene skal oppdateres og legges ut på vellets hjemmeside.
Vedtak:
Protokoll fra årsmøtet 2015 godkjennes, men korrigeres i tråd med de framkomne bemerkningene.
5. Styrets beretning for 2015/2016
Styrets sammensetning etter årsmøtet 2015 har vært:
Hva |
Hvem |
På valg |
Leder |
Line Khateeb |
2016 |
Styremedlem |
Line Capjon |
2017 |
Styremedlem |
Mille Rønning |
2017 |
Styremedlem |
Svante Aullis Löwenborg |
2017 |
Styremedlem |
Helle Katrine Aas |
2017 |
Varamedlem |
Magnus Fjogstad |
2016 |
Varamedlem |
Tom Lærdal |
2016 |
Monica Telle har vært revisor.
Knut Næsje har fungert som kasserer/forretningsfører.
Valgkomiteen har bestått av Tom Lerdal, Magnus Fjogstad og Øystein Skjælaaen siden årsmøte 2014. De ble gjenvalgt i 2015.
Morten Bjørnson har vært bryggesjef etter forespørsel fra styret.
Båtbryggen, nye
En komite bestående av Pål Hogne Djuve, Morten Bjørnson og Knut Næsje ble nedsatt i 2014, for å arbeide med bryggesaken. De fikk mandat til å fortsette dette arbeidet i 2015/2016. På årsmøtet 2016, ble bryggekomiteen bedt om å fortsette sitt arbeid også i 2016/2017.
Beretning fra bryggekomiteen:
"Ursvik Vel samarbeidet i 2014 og første halvdel av 2015 med Ursvikbuktens båtforening og Hellvikskog vel om en felles søknad til kommunen vedrørende flytting av flytebryggeanlegget der.
Ursvikbuktens båtforening trakk seg med hensyn til omlegging av flyteanlegget og ville heller skifte ut anlegget til betong slik det nå ligger. Dette betydde at det ikke ville bli en byggesak for dette arbeidet. Arbeidet ville bli definert som rent vedlikehold.
Hellvikskog Vel ser imidlertid positivt på videre samarbeid om den løsningen som har vært skissert hvor bryggene flyttes 4-5 meter sørover og forankres i ytterste pillar på nybrygga. Her vil vi søke å finne en omforent løsning for plasser, både hva gjelder det å eie, disponering og bruk.
Komiteen har etter dette hatt to møter, samlet informasjon og diskutert hvordan vi best bør argumentere overfor kommunen for at en søknad om flytting av flytebryggene skal få gjennomslag. Utformingen av søknaden er nå nesten ferdig og vedlegg er under utarbeidelse.
Søknaden vil etter planen bli sendt kommunen før sommeren."
Båtbryggen, gamle.
Det ble foretatt en kort befaring av brygga april 2015. Det er behov for utbedringer fordi betongen på steinmoloen har sprukket opp, og festet til kjettingen har
løsnet. Det er også skade på flyteelementet. Utbedringene vil skje I løpet av sommeren.
ISI
Styret i ISI banen har bedt samtlige medlemmer om økt bidrag for å drifte ISI-banen og vil øke det årlige driftstilskuddet fra 1000 til 5000. Ursvik vel bevilget 4000 kr til ISI i 2015 og styret innstiller om å bevilge 5000 i 2016, på linje med de andre medlemmene av ISI. Planene for banen er å pusse opp hytten som tilhører anlegget med toaletter slik at denne kan leies ut til arrangementer og lignende og generer inntekt til drift, vedlikehold og utstyr til ISI. Det er søkt Sparebankstiftelsen om tilskudd til utbedring av hytten.
Olsok
Det var en dugnad lørdag 11. juli hvor området ble ryddet. Follo brannvesen innvilget tillatelse til å brenne bål. Det ble arrangert leker, grilling og bålbrenning på Olsok feiring, lørdag 25.7.15
Gjerde langs stien mot Steinerskolen.
Styret hentet inn anbud fra Brødrene Wold og Røa Gjerdefabrikk på rekkverk langs stien ved Steinerskolen ned til Trygves vei. Røa Gjerdefabrikk leverte det beste tilbudet og det ble satt opp et fint rekkverk på høsten 2015.
Dugnad i Ris-trappen
Det ble kalt inn til dugnad i Ris trappen 3. november. Det ble luket i trappen og gravd dypere grøfter langs kanten for å hindre at bekken svømmer over og at det blir issvuller, samt at festet til håndløper på de nederste trinnene som var løsnet ble murt fast. Det ble likevel is på midterste parti av trappen i vinter så styret foreslår ytterlige forbedringer på trappen i 2016/2017.
Strøkasser
Det er blitt kjøpt inn to nye kasser til strøsand fra Remonter. De gamle kassene var ikke lenger i brukbar stand.
Innspill fra velmedlemmene som ble diskutert på Årsmøtet:
- Spørsmål om søknad er sendt kommunen i forbindelse med utbedring av stien ved Steinerskolen?
Nei, men grunneier bekrefter at det er OK. Det ble vedtatt på forrige årsmøte å
oppgradere gangveier, og midler til rekkverk er hentet fra posten for gangstier i budsjettet for 2015.
- Kommunikasjonen ut fra styret er dårlig. Styret får ikke informasjon ut til velmedlemmene. Det er uklart hvem medlemmene skal kontakte for eksempel dersom det ikke er lys, eller brøyting har uteblitt.
Dette er veldig uheldig og styret skal gjøre det de kan for at informasjonsflyten
forbedres. Styret ønsker at medlemmene skal være informert.
- Steinmoloen ved gamle båtbryggen har behov for oppgradering.
Styret følger opp i samarbeid med bryggekomiteen.
- Har trafikken til ISI-banen økt etter at området ble utviklet med pumptrackbane og
fresbeegolfbane?
Nei, det er ikke økt trafikk og det er ingen utfordring med å fordele tider og tilgang til
bruk av ISI-banen.
- Er det søkt om refusjon fra Velforbundet for rekkverkene?
Nei, men dette er en meget god ide som styret vil følge opp.
- Det er behov for ytterligere oppgraderinger av Ris-trappen, både trappetrinn og grøftene. Det ble påpekt at grunneier må kontaktes i den forbindelse.
Satt av midler til dette i 2017.
- Nye strøkasser
Styret skal vurdere om og eventuelt hvor mange.
- Medlemmene lurte på hvor mange styremøter som er avholdt siden forrige årsmøte
Det er avholdt ca. 10 møter.
- Det ble stilt spørsmål om vellet risikerer å få eiendomsskatt på de eiendommer vellet eier.
Styret skal undersøke dette, men Ursvik vel har per dags dato ikke fått noe krav om å betale eiendomsskatt.
Vedtak:
Årsmøtet godkjenner styrets beretning for perioden 30.04 2015 til 30.04. 2016
6. Godkjenning av regnskap for 2015 med revisors beretning
Regnskapet ble lagt fram og gjennomgått av styrets leder Line Khateeb.
Revisor har ikke merknader til regnskapet
3 medlemmer hadde ikke betalt velkontingenten ved utgangen av 2015
Vedtak:
Årsmøtet godkjenner regnskap for 2015 med revisors beretning.
7. Godkjennelse av revidert budsjett for 2016 og budsjett for 2017
Revidert budsjett for 2016 og budsjett for 2017 ble lagt fram av styreleder Line Khateeb.
Styrets foreslår et revidert budsjett for 2016 med et underskudd på 29 875 kr og et budsjett for 2017 med et underskudd på 42 375 kr.
Innspill fra velmedlemmer ift revidert budsjett 2016 og budsjett 2017:
- Spørsmål om utgiftene til ISI-banen: Hvorfor skal Ursvik vel betale til ISI? Hva går pengene til?
Magnus Fjogstad, som sitter i ISI-styret, informerer fra Årsmøtet til ISI. Oppgradering av ISI-hytta pågår. Hytten skal være ferdig 1.jan 2017. Hellvikskog Vel skal leie hytten for å ha møter der.
- Forslag om at regnskapet fra ISI blir lagt frem for vellet.
Tatt til etterretning. Styret vil be om at regnskapet legges frem for vellet.
- Velmedlemmene har ikke fått innkalling til generalforsamling for ISI.
Vellet må informere videre til medlemmene når ISI har generalforsamling.
- Hva skal gjøres med RIS-trappen?
RIS-trappen skal oppgraderes da flere trinn er løsnet og sklir ut og det er behov for bedre grøfting. Vi bruker av vellets egenkapital til dette arbeidet.
- Spørsmål til budsjettet der det er en post på 10 000 til nytt bryggeanlegg: Hva er denne summen til?
Summen til nytt bryggeanlegg er satt av til evt utlegg ift den saken bryggekomiteen arbeider med for å øke antall båtplasser i Ursvik vel.
Det er i tillegg satt av penger til vedlikehold gammel brygge i budsjettet. På årsmøtet ble det vedtatt at vi øker summen til vedlikehold gammel brygge til 25000 NOK. Dette viser seg - etter at brua over til Hellvikskogs vels bryggeanlegg ble fjernet på kort varsel i sommer, ikke å være tilstrekkelig til å få gjort det som er nødvendig for å få utbedret og sikret brygga. Styret har derfor - i samråd med bryggesjef - vedtatt at denne summen heves til 40 000. Denne summen er derfor ført inn i revidert budsjett.Det er ønske om dugnad på bryggeanlegget.
Med bakgrunn i innspill fra medlemmene ble det gjort følgende endringer i revidert budsjett:
Post "Vedlikehold gammel brygge": 25 000 kr. Nødvendig etterbevilgning fra styret: 15 000.
Ny sum: 40 000 kr.
Årsmøtet gjorde ingen endringer i budsjett 2017.
Vedtak:
Årsmøtet godkjenner revidert budsjett for 2016 og budsjett for 2017.
8. Innkomne forslag:
ISI-banen:
Det har kommet forespørsel fra styret for ISI om Ursvik vel kan øke sitt årlige bidrag fra 1000 til 5000 NOK pr år. Øvrige vel i området betaler nå 5000 NOK årlig. Styret la derfor frem forslag for årsmøtet om at også Ursvik vel øker sitt årlige bidrag til ISI-banen til 5000 NOK.
Årsmøtet voterer for og i mot om vellet skal gi NOK 5000 per år hvert år fremover eller kun kommende år.
- Medlemmene ønsker å vite hvorfor kontingenten til ISI skal ligge på 5000 per år.
Utgifter til fotballbane, freesbeebanen, sykkelbanen, strømutgifter (7-8000 kr i året, tidligere betalt av NIF).
- Det bekreftes at NIF ikke bruker banen mer.
Vedtak:
Forslaget vedtas etter votering.
Regnskapet for ISI bør fremlegges for vellets medlemmer.
Velmedlemmer på årsmøtet kom deretter med følgende innspill:
- Det er ønske om at referat etter årsmøte sendes ut innen 60 dager.
Dette forslaget godkjennes av årsmøtet
- Spørsmål om det er noe nytt fra kommunen vedrørende områdeplanen for Ursvik?
ei, vi har vært i kontakt med kommunen gjentatte ganger. Ursvik står fortsatt på hovedplanen for vann og avløp.
- Det er et ønske om å legge bedre dekke på stien som går til Steinerskolen.
Dette vil styret undersøke nærmere.
- Det bør ikke parkeres der Åsaveien (øverst) og Olavsvei (nederst) møter gangstien i Kåres vei.
Styret tar innspillet, men det kan være vanskelig å sikre at slikt ikke skjer. En sten kan fungere øverst i stien, men stien blir brukt til å ake i og en sten nederst i stien kan dermed medføre store skader.
- Det er ønske om at styret har en person som jobber opp mot kommunen mht områderegulering.
Dette er en god ide som styret vil ta videre.
9. Planer for 2016/2017
- Styret ønsker å oppgradere stien ved Steinerskolen ytterligere og se på mulighet for å få lagt bedre dekke der og om mulig også på gangstien fra Åsaveien til Olavsvei.
- Ris-trappen må oppgraderes og dette står på planene for 2017.
- Styret vil jobbe opp mot kommunen for å følge den planlagte prosessen om å sjekke vann- og avløpsordninger i Ursvik og holde en dialog om Områdeplan som skal komme for Ursvik
Vedtak:
Årsmøtet tok planer for 2016/2017 til etterretning.
10. Valg
Følgende styremedlemmer er på valg:
Hva |
Hvem |
På valg |
Leder |
Line Khateeb |
2016 |
Styremedlem |
Line Capjon |
2017 |
Styremedlem |
Mille Rønning |
2017 |
Styremedlem |
Svante Aullis Löwenborg |
2017 |
Styremedlem |
Helle Katrine Aas |
2017 |
Varamedlem |
Magnus Fjogstad |
2016 |
Varamedlem |
Tom Lærdal |
2016 |
- Styreleder Line Khateeb, stiller ikke til gjenvalg.
- Magnus Fjogstad stiller til gjenvalg som varamedlem, Tom Lerdal stiller ikke til gjenvalg .
- Det er to nye kandidater til styret: Aleksander Metzer og Ole Sønsterud.
Valgkomiteen forslår at Metzer blir styremedlem og Sønsterud blir varamedlem.
Vedtak:
Årsmøtet vedtar framlegget til valgkomiteen
Styremedlemmer for perioden 2016/2017 blir da:
Mille Astrup Rønning
Line Capjon Kjellsby
Svante Aullis Löwenborg
Helle Katrine Aas
Aleksander Metzer
Vara:
Ole Sønsterud
Magnus Fjogstad
Tom Lærdal stiller ikke til gjenvalg som varamedlem.
Revisor:
Monica Telle ble foreslått som revisor.
Vedtak:
Årsmøtet velger Monica Telle som revisor.
Kasserer:
Knut Næsje stiller seg til disposisjon som forretningsfører og kasserer for perioden 2016/2017
Vedtak:
Årsmøtet velger Knut Næsje som kasserer og forretningsfører.
Styret tar sikte på å komme i samsvar med vedtektene når det gjelder hvem som er på valg når, ved valget i 2017.
Innspill fra velmedlemmer på årsmøtet ift valg:
- Det ytres mistillit til valgkomiteen, komiteen følger ikke vedtektene i forhold til delegering av vervene i styret.
Valgkomiteen har sendt ut mail samt gått fra dør til dør på Ursvik med oppfordring til velmedlemmene om å melde seg til styret.
Valgkomiteen har funnet to nye styrekandidater 2016: Aleksander Metzer (Åsaveien) og Ole Sønsterud (Olavsvei). De har ikke fått avløser for styreleder Line Khateeb. Vellet mangler en styrelederkandidat.
- Det bekreftes at kasserer og forretningsfører kan gå i samme rolle.
- Styret mangler både leder og nestleder for kommende periode.
Det er en generell misnøye blant medlemmene i Ursvik vel (og Ursvik veilag). Styret
som helhet, opplever ubehag ved å sitte i styret. En stor prosentandel av mailer og
spørsmål styret får er av en sånn karakter at det er både umotiverende og til dels også vanskelig å svare på henvendelsene. Noen medlemmer har en gjennomgående negativ holdning, og gir ingen annerkjennelse av den jobben som faktisk legges ned frivillig. Disse forholdene gjør at ingen i det nåværende styret ønsker
jobben som styreleder. Dette er et problem, og styret vil forsøke å løse dette.
På årsmøtet kom det tydelig frem at flere av medlemmene støtter styret og den jobben vi gjør, det er vi takknemlige for. Det kom frem at stemningen på årsmøtene gjennom flere år tidvis har vært lite hyggelig.
Styret oppfordrer til at medlemmene husker på at velarbeid er et frivillig arbeid. Vi er alle tjent med å skape en stemning i velet, som gjør at medlemmene har lyst til å engasjere seg i velarbeid. Styret er selvfølgelig takknemlig for konstruktiv kritikk og tilbakemeldinger om hva medlemmene ønsker og savner! Vi har utelukkende gode intensjoner for Ursvik Vel og Ursvik Veilag.
Styret må konstituere seg selv etter årsmøtet og selv utnevne styreleder. Styret må konstituere seg selv etter årsmøtet og selv utnevne styreleder.
Referent Mille Rønning
Styret i Ursvik Vel