Protokoll for årsmøte i

URSVIK VEILAG

Opptellingen viste at 33 stemmeberettigete medlemmer var tilstede. I tillegg 1 fullmakt.
Totalt var representert 34 stemmer.

Saksliste:
  • 1. Godkjennelse av innkalling og saksliste
  • 2. Valg av ordstyrer og referent
  • 3. Valg av to personer til å undertegne protokollen
  • 4. Godkjennelse av protokoll fra årsmøtet 2015
  • 5. Styrets beretning for 2015/2016
  • 6. Godkjenning av regnskap for 2015 med revisors beretning
  • 7. Godkjennelse av revidert budsjett for 2016 og budsjett for 2017
  • 8. Innkomne forslag
  • 9. Planer for 2016/2017
  • 10. Valg


    • 1. Godkjennelse av innkalling og saksliste
    Årsmøtet godkjente innkalling og saksliste

    2. Valg av ordstyrer og referent
    Ordstyrer: Line Khateeb
    Referent: Mille Astrup Rønning

    3. Valg av to personer til å undertegne protokollen
    Pål Djuve
    Øystein Skjælaaen

    4. Godkjennelse av protokoll fra årsmøtet 2015
    Styret beklaget for sen utsending av protokoll 2015.

    5. Styrets beretning:

    Styrets sammensetning etter årsmøtet 2015 har vært:

    Hva Hvem På valg
    Leder Line Khateeb 2016
    Styremedlem Line Capjon 2017
    Styremedlem Mille Rønning 2017
    Styremedlem Svante Aullis Löwenborg 2017
    Styremedlem Helle Katrine Aas 2017
    Varamedlem Magnus Fjogstad 2016
    Varamedlem Tom Lærdal 2016
    Styremedlem Line Capjon 2017 Styremedlem Mille Rønning 2017 Styremedlem Svante Aullis Löwenborg 2017 Styremedlem Helle Katrine Aas 2017 Varamedlem Magnus Fjogstad 2016 Varamedlem Tom Lærdal 2016

    Monica Telle har vært revisor.

    Knut Næsje har fungert som kasserer/forretningsfører.

    Valgkomiteen har bestått av Tom Lerdal, Magnus Fjogstad og Øystein Skjælaaen.

    Generelt vedlikehold.
    Det ble i oktober 2015 gjort en større oppgraderingsjobb på veiene med grøfting og kanting. Dalsbergstien opp til Knuts vei og øvre del av Ursvikveien/ svingen til Olavs vei fikk lagt på lass med subbus som ble komprimert. Det ble hentet inn anbud fra fire ulike aktører: Karlsson, Øystein Grøstad , Tom Lærdal og Killingmo. Tom Lærdal ga det rimeligste tilbudet og ble tilbudt jobben.

    Vintervedlikehold.
    Nesodden kommune har opprettholdt vedtaket om å ikke drifte vintervedlikehold av de private veiene. Som følge av dette har vi vært nødt til å ta inn penger til brøyting, strøing og veilys. Årsmøtet 2015 vedtok at det skulle tas inn avgift for vintervedlikehold også for vinteren 2015/2016, som var på 1500 for helårsboere og 500 for sommerboere. Det ble på årsmøtet 2010 vedtatt at kostnadene skulle fordeles med 75% på helårsbeboere og 25% på sommerbeboere. Forholdet sommerboere/helårsboere er: 72/58.
    Styret sendte en forespørsel til kommunen om vi ville bli fakturert for veilys i 2015 og svaret var at kommunen skifter lyspærer så lenge de har budsjett til dette, men ved skader på armatur må veilaget betale dette. Vi har ikke hatt noen utgifter tilknyttet veilys så langt og utgiftene for brøyting har vært lavere enn budsjetter på grunn av lite snøfall. Vi har derfor rundt 200 000 kr på kontoen for vintervedlikehold. Det føres separat regnskap for vintervedlikehold med egne konti for lys og brøyting/strøing.
    Det var en periode i februar helt mørkt i Ursvik på grunn av strømbrudd. Styret kontaktet Nesodden Kommune og varslet om feilen og purret på reparasjoner.

    Styret valgte Killingmo som leverandør av brøyting av veiene. Killingmo leverte det rimeligste tilbudet.

    Dugnad
    Det ble avholdt dugnad på veien 21. - 25. september 2015 med variert oppmøte de ulike dagene, men det var til sammen godt oppmøte og det ble fylt i hull og tatt bort kvist langs veiene. Det ble også avholdt dugnad 18. og 19. april 2016 med godt oppmøte og fylling av hull etter vinteren. Noe vedlikeholdsarbeid ble også gjort i forkant av dugnaden i april 2016.
    Det ligger et lag med subbus på ISI som skal brukes av beboerne til fylling av hull i veien. Dette har blitt informert om ved innkalling til dugnad og flere beboere har benyttet seg av tilbudet, til glede for oss andre.

    Ursvikveien.
    Røret nederst i Ursvikveien har vært tett og ført til mye overflatevann på veien. Sandnes ble hyret inn til å åpne opp røret med høytrykksspyler oktober 2015.
    Asfaltering i Ursvikveien ble vedtatt utsatt til våren 2015. Det ble ikke hentet inn tilbud før vinteren 2015/2016 og jobben er utsatt til sommeren 2016.

    Innspill fra årsmøtet etter styrets beretning:
    • vdr brøyting: Det ble ytret misnøye rundt kvaliteten på brøyting. Styret innhenter alltid flere tilbud og i forbindelse med brøyting ble rimeligste tilbud valgt.
    • vdr skifte av lyspærer i armatur langs vellets veier: Da det var mørkt i vinter ble kommunen kontaktet umiddelbart. Kommunen har egne datoer for når de foretar vedlikehold av lys på veiene. Hvis man går inn på Nesodden kommune sine hjemmesider, og klikker seg inn under fanen "Vei og vann", ligger det informasjon
    • vdr dugnad: Ønske fra hytteeiere om å legge en av dagene til en fredag eller helgedag. Hytteeiere kommer på dugnad og årsmøte når det er lagt til helg.


    Vedtak: Årsmøtet godkjenner styrets beretning for perioden

    6. Godkjenning av regnskap for 2015 med revisors beretning
    • Regnskapet ble lagt fram og gjennomgått av styrets leder Line Khateeb.
    • Revisor har ikke merknader til regnskapet
    • I regnskapet er det ført inn 60 000 NOK for reparasjon og vedlikehold av veiene. Medlemmene ønsker at det spesifiseres hva pengene brukes til. Styret tar dette til etterretning og vil i fremtiden spesifisere bedre hva pengene brukes til.


    Vedtak:
    Regnskapet for 2015 godkjennes.

    7. Godkjennelse av revidert budsjett for 2016 og budsjett for 2017
    • Det kom spørsmål fra et veilagsmedlem vdr midler avsatt til asfaltering: Det er satt av 150 000 kr til å asfaltere Ursvikveien. Dette er et gammelt vedtak som vi må følge opp. Det skal i tillegg brukes 50 000 kr i Dagsvei og i innkjørselen til Dalsbergstien.
      • Styret informerer om at vi bruker av egenkapitalen.


    Vedtak: Årsmøtet godkjenner revidert budsjett for 2016 og budsjett for 2017

    8. Innkomne forslag:

    Styrets forslag til årsmøtet:

    A: Det er plikt til å stille på Dugnad i henhold til vedtektene under punktet om medlemmenes plikter: "Ethvert medlem plikter på forlangende å utføre inntil fire timer dugnadsarbeid hvert kalenderår. Hvis medlemmet selv ikke kan utføre arbeidet, må denne skaffe en stedfortreder eller betale en avgift tilsvarende en grunnkontingent. Dog skal det ved innkalling til dugnad tas tilbørlig hensyn."

    Styret ønsket å endre avgiften fra en grunnkontingent til 100 kroner per time for dem som ikke stiller opp, med fritak for nedsatt arbeidsevne. Forslag fra styret til endring var slik:
    "Ethvert medlem plikter på forlangende å utføre inntil fire timer dugnadsarbeid hvert kalenderår. Hvis medlemmet selv ikke kan utføre arbeidet, må denne skaffe en stedfortreder eller betale en avgift pålydende kroner 100 per time. Dog skal det ved innkalling til dugnad tas tilbørlig hensyn til nedsatt arbeidsevne."

    Et av veilagsmedlemmene på årsmøtet refererer til loven og angir at en slik vedtekt ikke er hjemlet i lovverket. Årsmøtet gjorde deretter følgende vedtak:

    Vedtak:
    Forslag om å innkreve en økonomisk kompensasjon fra medlemmer som ikke deltar på dugnad trekkes, da vi ikke har lovhjemmel for å kreve en slik erstatning. Dersom oppmøte på veidugnader blir for dårlig, må vi i stedet vurdere å øke veikontingenten for å kunne betale for nødvendig vedlikehold utover det vi gjør på dugnad.

    B: Under punktet om Kontingent sier vedtektene følgende:
    "Kostnader for eventuell dekning av vintervedlikehold av veiene fordeles mellom fastboende og sommerboere ved at fastboende betaler 75% og sommerboere betaler 25%"

    Styret mener at veibelysning er viktig infrastruktur som sommerboere bør bekoste på lik linje med helårsboere. Styret foreslo derfor for årsmøtet en flat avgift og ønsket å endre vedtektene til:

    "Kostnader for eventuell dekning av vintervedlikehold av veiene og veibelysning fordeles likt mellom fastboende og sommerboere. Avgiften settes av årsmøtet.
    En av veilagets medlemmer viser til at votering må være enstemmig for å endre fordelingsnøkkelen.

    Vedtak:
    Styrets forslag ble trukket.

    C: Fordi det i inneværende år er et overskudd på konto for vintervedlikehold foreslår styret at det ikke tas inn avgift for vintervedlikehold året 2016/2017.

    Vedtak:

    Forslaget vedtas av årsmøtet.

    D: Omdisponering av midler på konti for vintervedlikehold.
    Fordi utgiftene har blitt lavere enn estimert har Ursvik veilag per i dag 200 000 på konto for vintervedlikehold.. Styret foreslo derfor for årsmøtet å omdisponere 80 000 kroner av pengene som står på konti for vintervedlikehold til vedlikehold av veiene for å få lagt ekstra subbus og evt dustex i tillegg til å få valset veiene.

    Forslag til vedtak er:
    "80 000 kroner tas i 2016 fra konti for vintervedlikehold og omdisponeres til ordinært veivedlikehold."

    Vedtak:
    Årsmøtet voterer over forslaget og forslaget vedtas.

    9. Planer for 2016/2017
    • Ursvikveien skal asfalteres. Styret ønsker også å få lagt asfalt i begynnelsen av Dalsbergstien og i avkjørselen fra Olavs vei til Dags vei. Det er derfor satt av en større sum til dette på revidert budsjett for 2016.
      • Styret jobber med anbud og befaringer og planlegger å få gjennomført asfalteringen ila høsten 2016.
    • Det er nødvendig å sikre veien ned til gamle Ursvik Brygge hvor en stein falt ut sommeren 2015.
      • Det går an å sikre muren uten å gjøre større oppgraderinger på veien. Styret ønsker ikke å prioritere større tiltak på denne veien da den ikke er mye brukt av bilister. Tre av styrets medlemmer har vært på befaring på veistykket i 2015. Observasjoner som ble gjort er at selve veien ikke har glidd ut, men at en av kantsteinene på veien har glidd ut. Styret foreslår å heise den løsnede steinen på plass og så støpe en sikringsmur på utsiden av den gamle steinmuren. Dette arbeidet vil koste ca 35 000 NOK. Man voterte på årsmøtet over å velge denne reparasjonsmetoden.
    • Det vil bli gjort en oppgradering av veien i svingen Ursvikveien/Olavsvei og i krysset Trygves vei/ Knuts vei.
    • Det skal legges nytt toppdekke på Ursvikveien fra broen til stranden.
    • Styret vil utrede muligheten for å ha Dustex på veiene slik at vi hindrer mye støv og binder veidekket bedre.
    • Det skal avholdes veidugnad i løpet av høsten 2016 og våren 2017.


    Innspill fra årsmøtet til planer for veilaget 2016/2017:
    • Rasfarlig mur ved Olavs vei 64 må vurderes og evt utbedres.
    • Det er et ønske om at styret undersøker med kommunen om de kan betale litt for veien der Kyststien går
    • Dugnad bør legges til både ukedag og fredag/helgedag slik at hytteierne lettere kan delta.


    10. Valg
    Følgende styremedlemmer er på valg:

    Hva Hvem På valg
    Leder Line Khateeb 2016
    Styremedlem Line Capjon 2017
    Styremedlem Mille Rønning 2017
    Styremedlem Svante Aullis Löwenborg 2017
    Styremedlem Helle Katrine Aas 2017
    Varamedlem Magnus Fjogstad 2016
    Varamedlem Tom Lærdal 2016
    • Styreleder Line Khateeb, stiller ikke til gjenvalg.
    • Magnus Fjogstad stiller til gjenvalg som varamedlem, Tom Lerdal stiller ikke til gjenvalg .
    • Det er to nye kandidater til styret: Aleksander Metzer og Ole Sønsterud. Valgkomiteen forslår at Metzer blir styremedlem og Sønsterud blir varamedlem.


    Vedtak: Årsmøtet vedtar framlegget til valgkomiteen.

    Styremedlemmer for perioden 2016/2017 blir da:
    Mille Astrup Rønning
    Line Capjon Kjellsby
    Svante Aullis Löwenborg
    Helle Katrine Aas
    Aleksander Metzer

    Vara:
    Ole Sønsterud
    Magnus Fjogstad
    Tom Lærdal stiller ikke til gjenvalg som varamedlem.

    Revisor:
    Monica Telle ble foreslått som revisor.

    Vedtak:
    Årsmøtet velger Monica Telle som revisor.

    Kasserer:
    Knut Næsje stiller seg til disposisjon som regnskapsfører og kasserer for perioden 2016/2017

    Vedtak:
    Årsmøtet velger Knut Næsje som kasserer og regnskapsfører.

    Styret tar sikte på å komme i samsvar med vedtektene når det gjelder hvem som er på valg når, ved valget i 2017.

    Referent Mille Rønning
    Styret i Ursvik Veilag